Современные компании могут рассчитывать на успех в бизнесе только при условии тесного взаимодействия с другими субъектами – клиентами, деловыми партнерами и даже потенциальными конкурентами. Обмен знаниями и опытом, достигнутыми результатами и прогрессивными идеями стимулирует развитие предприятий-участников и помогает им вывести свою работу на новый качественный уровень. При этом формы взаимодействия могут существенно отличаться. Конференции, семинары, презентации и выставки, экспертные заседания и прочие виды корпоративного общения – все они направлены на взаимодействие субъектов бизнеса с целью их развития и совершенствования. Поэтому очень важно сделать все возможное, чтобы намеченное мероприятие прошло на высшем уровне, а его участники получили и смогли обсудить немало интересных и перспективных идей.
Почему организацию бизнес-конференций стоит доверить профессионалам
Попытка рядового предприятия собрать, разместить и объединить сотни участников намеченного корпоративного мероприятия обречена на неуспех. Это связано с решением десятков рутинных вопросов, где не обойтись без практического опыта, налаженных деловых связей и выдающихся организаторских способностей. Поэтому оптимальным решением будет передача данного вопроса в руки профессионалов, оказывающих услуги по организации конференций. Лишь в этом случае удастся:
- обойтись без досадных накладок и неприятных недоразумений;
- предусмотреть все необходимое для продуктивной коллективной работы в течение всего срока проведения мероприятия;
- обеспечить гостям радушный прием и продемонстрировать к ним неподдельный интерес;
- грамотно организовать каждый рабочий день, составив график официальных и неофициальных мероприятий для гостей и участников;
- предусмотреть вопросы размещения, питания и перевозки приглашенных лиц;
- выбрать место для проведения намеченных встреч и заседаний.
Все перечисленные вопросы по организации корпоративных мероприятий детально обсуждаются с заказчиком, после чего к их решению привлекается команда специалистов компании-исполнителя. Результат их усилий — безупречная организация бизнес-конференций, которые оставят у участников только положительное впечатление и повысят имидж компании-инициатора в деловой среде.
Основные этапы организации конференций и деловых мероприятий
Чтобы предусмотреть все нюансы будущего события, специалисты действуют сразу по нескольким направлениям:
- Подбирается оптимальный формат мероприятия: круглый стол, семинар, конференция или деловая встреча. Выбор зависит от числа участников и основной тематики предстоящего события.
- Выбирается место проведения мероприятия. Это может быть территория заказчика, крупный или небольшой бизнес-зал, иное помещение, где есть все необходимое медиа оборудование и условия для выступления участников, демонстрации товаров и обсуждения условий сотрудничества в режиме конфиденциальности. Поиск подходящего решения осуществляется с учетом целого ряда факторов:
- количество приглашенных гостей, каждому из которых должно найтись подходящее место;
- площадь и качество обустройства помещения, которое должно производить благоприятное впечатление и соответствовать направлению мероприятия;
- наличие проекторов, звуковой и осветительной аппаратуры, возможности ее подключения и продолжительной эксплуатации;
- полный комплект мебели – столы, стулья или кресла, экспозиционное оборудование, все необходимое для демонстрации товаров и проведения мастер-классов;
- качественное отопление и энергоснабжение;
- расположение в пределах городской черты или рядом с крупными трассами, чтобы поиск здания не занял у прибывающих гостей много времени;
- наличие парковочных мест для автомобилей участников.
Составляется детальный сценарий на каждый день мероприятия. Подбирается оптимальная программа, формируется список выступающих, оформляется перечень раздаточных и демонстрационных материалов. Все намеченные аспекты детально согласуются с заказчиком, чтобы привести конференцию или семинар точно в рамки его тематики и поставленных целей.
Разрабатывается неофициальная часть мероприятия, призванная помочь гостям лучше узнать друг друга, отдохнуть в период между периодами напряженной работы и наметить новые формы будущего сотрудничества. На данном этапе специалисты занимаются организацией фуршетов и кофе-брейков, мастер-классов или выставочных экспозиций, прочих дополнительных встреч в рамках тематики корпоративного мероприятия.
В процессе организации конференций отдельно рассматривается вопрос освещения события в местных, региональных или крупных государственных средствах массовой информации. Решить его необходимо заблаговременно, чтобы успеть привлечь дополнительную целевую аудиторию и повысить его рейтинг в перечне отраслевых мероприятий. Поддержка со стороны печатных и электронных изданий осуществляется на каждом этапе организации семинаров и конференций — от анонсирования и составления плана до заключительных дней и подведения итогов. Кроме того, решается вопрос видео- и фотосъемки с последующим размещением в изданиях выбранных информационных спонсоров.
Детальное освещение мероприятия в печатных изданиях и на страницах посещаемых веб-ресурсов решает целый ряд вопросов:
- рекламирует услуги компании-заказчика и ее продукцию;
- способствует повышению ее деловой репутации;
- позволяет выйти за рамки города или региона на государственный или международный уровень;
- способствует обмену передовым опытом;
- упрощает поиск деловых партнеров и потенциальных клиентов.
Заказав услуги по организации мероприятий профессионалам, компания-заказчик сумеет провести намеченное событие точно по выбранному сценарию на условиях приемлемых расходов. Все ее пожелания будут обязательно реализованы, а участники и гости приняты согласно требованиям делового этикета и понятий гостеприимства.